公文書条例施行規則・管理規程を諮問

第１回公文書等管理委員会

　令和２年度第１回鶴岡市公文書等管理委員会（委員３人・任期３年）が開催されました。

　委員長に中村眞一氏（元藤島庁舎支所長、鶴岡市情報公開・個人情報保護審査会委員）、委員長職務代理者に本間勝喜氏（元羽黒高校常勤講師、鶴岡市史編さん委員）、委員に加藤静香氏（弁護士、市行財政改革推進委員会委員）が選任されました。

　諮問は、①公文書管理条例施行規則（案）と②文書管理規程（案）についてです。

■意思決定過程検証

　はじめに市公文書等管理条例の制定経緯について市当局から説明されました。

　平成30年度に実施した市文化会館建設に関する第三者調査・検証専門委員から、「公文書管理法の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程等を検証できるように、文書を適正に作成管理すべきである」との提言や、議会の意見等を踏まえて、令和２年３月議会で条例を議決したことなどが述べられ、条例の概要が説明されました。

　特に第三者委員から、「結論に至る意思決定の過程を説明できる行政文書がほとんど保存されていなかった」との指摘により、「文書の作成に関する規定は特に重要であり、現在は適切に会議録等の作成に取り組んでいる」旨が述べられました。

■特定歴史公文書の利用公開規定見送り

　作成した公文書は分類し、保存期間等が設定され、「公文書管理ファイル」としてまとめられ、管理状況を毎年市長に報告。市長はその概要を公表します。

　保存期間が満了した文書については、廃棄する文書は市長に報告され、「歴史的に重要な公文書」は市長部局に移管し、原則永久保存されます。

　この「特定歴史公文書」が例外的に廃棄される場合は、事前に市公文書等管理委員会の意見を聞くこととされます。

　国の法律や県の条例では、「特定歴史公文書」が広く一般の人が利用できるように制度化されています。

　しかし、本市では利用公開について将来の課題とし、規定を見送っている旨が述べられました。

■軽易・至急時の扱いなど委員から意見

　次に施行規則（案）と、管理規程（案）の説明がされ、委員からの意見では、「事務の処理は、公文書によって行うことが原則だが、原則以外の例示が必要ではないか」、「軽易や至急の際に、電話や口頭以外のメールや電子媒体の扱いはどうか」などが出され、実務では職員の「マニュアル」を作成して対応し、災害等の緊急時の文書の扱いについて述べられました。

　また「合併前の資料や、最長30年保存の資料でも、郷土資料保存の視点からも残して欲しい」などの意見が出され、「合併前の資料は永年保存、合併後に作成された文書は保存期間が最長30年とされている」、「郷土資料館での保存などが考えられる」旨が述べられました。

　加藤鉱一、坂本昌栄市議が傍聴しました。