11月13日に、市教育委員会から開示決定された通知は、記録が６月13日の会議の１枚のメモ程度と、４年前の令和元年10月14日～15日に、市教育委員５人が東京都品川区立日野学園に視察に行った「復命書」のみでした。
肝心の小中一貫教育に関する「起案文書」、「決裁文書」はないとのことでした。
誰がなぜ、藤島地域に小中一貫校が必要と思って「起案」したのか、知ろうと思っても記録がありません。
誰と誰が政策の有効性やリスクを検討したのか、記録がなく、重大事案が「決裁」もされずに進められました。
起案し決裁受ける
「鶴岡市公文書等の管理に関する条例」（令和２年３月25日）では、職員に文書の作成と、公文書の整理が義務づけられています。
「経緯も含めた意思決定に至る過程」を、「検証することが出来るよう」、文書を作成しなければならないとされています。
さらに、「鶴岡市公文書管理規定」（平成17年10月１日）では、「事務の処理は、公文書によって行うことを原則」、「公文書による事務の処理は、起案により決裁を受け」ることとされています。
文書で回る
自治体の仕事は文書で回っていると言います。
正確な情報伝達や、能率的な仕事、経緯を振り返り、行政の継続性を確保するためには、記録が欠かせません。
自治体の文書処理の基本的な流れは、
起案（原案をつくる）
回議(かいぎ)（上司の承認）
合議(あいぎ)（他部署の承認）
審査（法令適合、有効性とリスクの判断）
決裁（最終意思決定）
施行、となります。
検証できない
「起案～決裁」文書がなければ、誰かの思いつきで行われたことになります。
政策の結果が失敗したときに、後から検証できないことになり、重大です。
